Il passaggio dai documenti cartacei a quelli digitali è un processo, ancora in atto, che si pone l’obiettivo di ridurre la carta e diminuire gli spazi di archiviazione, a vantaggio del documento digitale.
Siamo in una fase di transizione, nella quale il documento cartaceo e documento digitale devono necessariamente convivere.
Ci sono ancora professionisti che gestiscono una parte (più o meno cospicua) del loro flusso documentale in formato cartaceo e devono adeguarsi alle nuove esigenze di digitalizzazione.
Documenti cartacei e dematerializzazione documentale
Nella gestione documentale, una delle fasi più delicate è la digitalizzazione dei documenti cartacei, ovvero la dematerializzazione documentale. Questa nuova prassi è ormai diventata necessaria in tanti uffici, è una fase molto delicata e va svolta seguendo le normative che la regolarizzano.
Un aspetto importante da tenere in considerazione: determinati documenti nati in formato cartaceo che possono essere conservati digitalmente.
Documenti cartacei e digitalizzazione
Quando avviene la digitazione di un documento, la prima cosa da considerare è il mantenere intatto il suo valore legale. La digitalizzazione di un archivio cartaceo deve seguire delle regole precise in modo da risultare a norma di legge.
Può avvenire in due modi: utilizzando dall’origine documenti digitali, oppure dematerializzando i documenti esistenti, convertendoli in digitale. Quest’ultimo passaggio avviene in tre step: protocollo, cioè l’identificazione dello specifico documento ordinandolo per data, classificazione, cioè suddividendo i vari documenti per tipologia, ed infine firma elettronica qualificata. Quest’ultimo passaggio è necessario affinché un documento digitalizzato conservi il suo valore legale.
É importante seguire i passaggi rigorosamente perché gli obblighi di conservazione sono soddisfatti solo se la procedura utilizzata è attinente alle normative.
Sicuramente passare da un archivio di documenti cartacei ad un archivio digitale è una trasformazione importante, per affrontare questo passaggio bisogna creare da subito un’ossatura solida al nostro archivio dividendolo in categorie idonee; la definizione delle categorie sarà la struttura portante a tutto il nostro lavoro di digitalizzazione e archiviazione.
Il primo step è quello di creare le categorie, uniformare le voci e varianti, scegliere standard dei nomi e codici.
Successivamente, per la fase di archiviazione, bisogna scegliere il giusto nome e secondo lo standard deciso: un nome approssimativo può inficiare in maniera piuttosto preponderante l’efficienza del nostro archivio.
Servono nomi concisi, che esprimano in maniera chiara il contenuto del file stesso, che si integri perfettamente con le categorie di appartenenza decise.
Tutte queste caratteristiche renderanno il file più facile da gestire e da andare a ricercare quando ne avremo bisogno.
Documenti cartacei: come archiviarli digitalmente?
Per creare un archivio documentale realmente ben gestito e funzionale, rapido da consultare e a prova di errore umano, quali possono essere i passaggi per archiviare digitalmente i vecchi documenti cartacei?
Se vogliamo farlo internamente al nostro ufficio dobbiamo:
– tenere in considerazione la normativa vigente;
– adottare un software per la gestione in linea con le nostre esigenze (e con la normativa vigente)
Oppure si può scegliere di
– affidarsi a professionisti esterni per tutta la fase di archiviazione
– oppure decidere di dare interamente la gestione dell’archivio in outsourcing, in questo caso sarà il fornitore a gestire il tutto
Oltre che rendere più agevole ed efficace l’archiviazione e la consultazione dell’archivio, affidare la gestione documentale in outsourcing può risultare operativamente vantaggioso: ad esempio, non bisogna nominare un responsabile della conservazione interno che dovrà distrarsi dalle attività giornaliere e supervisionare le procedure di archiviazione svolte periodicamente.
Quali sono i documenti cartacei digitalizzabili?
Faccio un esempio, alcuni documenti che un professionista che si occupa di amministrazione e contabilità può agevolmente gestire in formato digitale sono:
- Libro giornale;
- Libro degli inventari;
- Scritture ausiliarie;
- Registri prescritti ai fini IVA (acquisti, corrispettivi, fatture emesse);
- Dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770);
- Stato patrimoniale e conto economico;
- Fatture, ricevute fiscali e scontrini fiscali;
- Documenti che costituiscono il fascicolo di personale;
- Documenti di trasporto (DDT).
Per citarne solo alcuni, ho preferito prendere come esempio documenti contabili /amministrativi perché, a pensarci bene, al di là della tipologia professionale, qualunque Professionista ha necessità di gestire, almeno, i proprio documenti contabili/amministrativi.
La normativa dematerializzazione documentale
Per fare in modo che sia garantita la reperibilità e l’autenticità del documento, la conservazione digitale dei documenti cartacei deve essere svolta in ottemperanza alla stringente normativa in materia. Tra i principali riferimenti normativi della conservazione digitale, ci sono, ad esempio, il Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, il Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013.
La digitalizzazione dei documenti cartacei: tecnica e mindset
Così come esiste un aspetto normativo, tecnico, organizzativo (es affidarsi a professionisti esterni o addirittura richiedere un servizio in outsourcing), esiste anche un latro aspetto estremamente importante: il mindset (l’approccio).
Dobbiamo accettare l’esistenza di un cambiamento in atto estremamente importante: un documento digitalizzato permette un facile accesso, una facile condivisione tra i diversi collaboratori, la possibilità di essere consultato in qualsiasi momento e da ogni luogo (se è archiviato in cloud). Per abbracciare questo cambiamento dobbiamo lavorare però su:
– un nuovo approccio organizzativo del nostro ufficio
– un novo approccio operativo (che vada oltre il diretto controllo del professionista – come nel caso dell’opzione in outsourcing)
Un nuovo mindset molto più manageriale e che trasformi noi liberi professionisti in gestori della nostra professione supportati dal magico mondo del digitale.
E tu cosa ne pensi?
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