Smart working: (RI)organizzazione dei tempi e degli spazi

Smart working: (RI)organizzazione dei tempi e degli spazi

Magari non sei uno smart worker ne pensi di esserlo a breve. Magari non conosci nessuno che lo sia o che lo sarà a breve. E se vivendo la trasformazione digitale ti accorgi che è una soluzione interessante? Forse leggere questo articolo può tornarti utile.
Ti ho incuriosito?
Allora iniziamo con il topo del film “Ratatouille”.

In una scena, il topolino protagonista dice una frase interessante:
“Cambiare fa parte della Natura. È la parte della natura che possiamo influenzare… e comincia solo quando lo decidiamo noi”

In questo periodo mi capita di ragionare con i clienti di smart working come cambiamento che è opportuno vivere oggi nell’attività lavorativa. E dei cambiamenti che possiamo decidere di realizzare noi per rendere quanto più produttivo e piacevole lo smart working.

Ho già scritto dell’atteggiamento mentale utile all’utilizzo dello smart working (per leggere l’articolo puoi cliccare qui)

Tra le altre cose, lo smart working necessita anche di riorganizzare i tempi e gli spazi di lavoro.

Quante volte abbiamo pronunciato la frase: “Vado a lavoro. Ci vediamo stasera.”

Questa frase implica una specifica gestione dei tempi e degli spazi:

– gestione tempi di preparazione (toilette, abbigliamento ecc…)
– gestione tempi di viaggio (da casa all’ufficio)
– gestione dello spazio condiviso con i colleghi
– gestione dello spazio privato di lavoro

E se invece restiamo a casa (a lavorare)?

Dovremmo iniziare ad identificare il lavoro non più come un luogo ma come un’attività.

Cosa significa in pratica?

Iniziamo dalla gestione dei tempi di lavoro:

Prendi carta e penna e disegna una tabella di due colonne e 3-5 righe ( di più se ti necessitano)

Una tabella tipo questa:

TEMPI DI PREPARAZIONE TEMPI DI VIAGGIO
Toilette -> 30 min. Andata -> 30 min.
Vestiario -> 30 min. Ritorno -> 30 min.
Accessori -> 30 min. Tempi di attesa -> 30 min.

 

Fatto? Bene! Ora hai il quadro completo della quantità di tempo che “andando a lavoro” più o meno necessiti.

E cosa farai del tempo che hai così guadagnato?

Piccola precisazione:

Smart Working non significa che non devi fare la toilette oppure vestirti. Prendersi cura di sé è il primo passo per vivere bene l’attività lavorativa. Sicuramente potrai gestire queste attività con molta più disinvoltura (il che fa guadagnare tempo).
E non significa non uscire più di casa: vivere l’aria aperta diminuisce il livello di stress e fa lavorare meglio. Nello stesso tempo lo potrai fare gestendo gli orari ed i mezzi ed evitando così ad es. i tempi morti del traffico.

Ritorniamo alla domanda appena fatta e precisiamola meglio:
come gestirai te stesso nel tempo che hai guadagnato?

Io opterei per i seguenti suggerimenti pratici:

1. stando a casa, riorganizzerei i processi lavorativi in chiave digitale in modo da poter ottenere i risultati desiderati in minor tempo (qui suggerimenti su come fare)
2. finendo prima l’attività lavorativa programmata, nella fascia di tempo che ho destinato al lavoro mi dedicherei a hobby e passioni (es. se ho destinato al lavoro la fascia oraria dalle 9 alle 13 e dalle 15 alle 19, finendo le attività programmate alle 17 avrei due ore da dedicare ad altro).
3. Al di fuori della fascia di tempo che avevo deciso di dedicare a lavoro, avendo evitato stress ed accumulo di tensione (sia perché ho portato a termine in modo proficuo le attività lavorative programmate, sia perché ho dedicato del tempo a me stesso), mi dedicherei in modo sereno ai miei affetti.

Ed ora occupiamoci della gestione degli spazi di lavoro.

Qui viene la parte più interessante. Perché?

Perché la condivisione degli spazi ora non è più con i colleghi di lavoro, cioè con persone che hanno il tuo stesso approccio organizzativo degli spazi durante l’attività lavorativa.

Partner, figli, vicini molesti possono davvero essere un anti-lavoro smart.

E allora? Che si fa?

Ti dico solo tre parole : Dialogo, dialogo, dialogo.

Mi spiego meglio.

Nel “luogo” di lavoro non si è abituati a parlare della gestione condivisa degli spazi di lavoro. L’atteggiamento utile da avere è generalmente qualcosa di già condiviso (anche senza parlarne). Tutti hanno lo stesso background (più o meno ) o comunque se lo creano abbastanza velocemente vivendo il “luogo” di lavoro.

Non ci si può aspettare che il partner, i figli o i vicini abbiano lo stesso approccio. Del resto, magari, non hanno mai vissuto un luogo di lavoro o , comunque, non lo hanno vissuto con te (almeno nel 99% dei casi :-).

Quindi, come si procede?

Prendi nuovamente carta e penna.
Utilizziamo la parte creativa che è in noi.

Disegna il tuo “luogo di lavoro” ideale (cioè quello che ritieni sia più utile per svolgere al meglio l’attività lavorativa) e posizionalo all’interno della tua casa.

Sii quanto più accurato possibile (nel limite delle tue capacità artistiche ovviamente 🙂 ) disegnando anche come vuoi posizionare gli strumenti che ti servono sulla scrivania – es. computer, penne, matite, lampade, Block notes, libri ecc… – e quali oggetti preferisci avere a portata di postazione – es. cuffie per isolarti con la musica, piantine per abbellire, fotografie per ricordarti un sorriso ecc..

Poi su un altro foglio scrivi a caratteri cubitali:

SONO IN SMART WORKING DALLE ORE _____ ALLE ORE ______
IN QUESTO ORARIO MI POTETE DISTURBARE SOLO PER RICHIESTE DAVVERO MA DAVVERO URGENTI.
(qui farei anche esempi di cosa si intende per “richieste davvero ma davvero urgenti” 😉
DOPO QUESTO ORARIO SONO TUTTO PER VOI.

Fatto? Bene.
Ora il momento del dialogo.
Prendi questi fogli, spiegali per bene a coloro con cui dovrai condividere gli spazi e chiedi loro se condividono o se vogliono apportare qualche miglioria (a cui magari non hai pensato).
Una volta condiviso e compreso, fa con loro un patto familiare di smart working 😉

Buon approccio smart 🙂

Shaka.

Claudio Nappo

Dettagli Claudio Nappo

Avvocato Giuslavorista appassionato di sviluppo personale e di digitale. Con una tendenza - sempre più evidente e preponderante - alla praticità e al digitale per rendere effettivi i vantaggi di un approccio aperto e sistematizzato e semplificato.

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